Regulamin określający zasady prowadzenia korespondencji
w MGSM "Perspektywa" w Rudzie Śląskiej
przyjęty uchwałą nr 70/2023 z dnia 22.08.2023 r.
(tekst jednolity uwzględniający zmiany wprowadzone uchwałą Rady Nadzorczej nr 26/2025 z dnia 23.09.2025 r. )
REGULAMIN (*.pdf)
§1
Regulamin określa zasady prowadzenia korespondencji w MGSM „Perspektywa” w Rudzie Śląskiej
§2
Użyte w regulaminie określenia oznaczają:
1) Spółdzielnia – Międzyzakładowa Górnicza Spółdzielnia Mieszkaniowa "Perspektywa" w Rudzie Śląskiej;
2) Użytkownik lokalu mieszkalnego – osoby fizyczne lub prawne, którym przysługuje tytuł prawny do lokalu mieszkalnego lub użytkujące lokal bez tytułu prawnego;
3) Użytkownik lokalu użytkowego – osoby fizyczne lub prawne, którym przysługuje tytuł prawny do lokalu użytkowego, garażu, gruntu, powierzchni reklamowej lub użytkujące bez tytułu prawnego;
4) Aplikacja e-BOK – elektroniczne Biuro Obsługi Klienta w Zintegrowanym Systemie Informatycznym UNISOFT,
5) ZSI - Zintegrowanym Systemie Informatycznym UNISOFT,
6) RON – Rejon Obsługi Nieruchomości,
7) Pracownik Spółdzielni – upoważniony przez Zarząd pracownik Spółdzielni,
8) Gospodarz budynku – upoważniony pracownik firmy sprzątającej, z którą Spółdzielnia zawarła umowę,
9) Druk ROZ_zał_koresp – druk o symbolu ROZ_zał_koresp - „Wnioski i oświadczenia” do pobrania na stronie internetowej Spółdzielni: www.perspektywa.com.pl w zakładce "druki do pobrania" oraz w formie papierowej w siedzibie Spółdzielni lub w RON.
§3
Korespondencja nie wymagająca potwierdzenia doręczenia
1. Korespondencja nie wymagająca potwierdzenia doręczenia, w tym w szczególności:
a) pisma dotyczące bieżących spraw,
b) informacje i komunikaty,
c) faktury,
d) zmiany wysokości zaliczek i opłat,
e) rozliczenia zaliczek i opłat;
przesłana będzie na wskazany adres e-mail lub umieszczana przez Gospodarza budynku/Pracownika Spółdzielni w odbiorczej skrzynce pocztowej, a fakt ten potwierdzony będzie przez Niego własnoręcznym czytelnym podpisem na potwierdzeniu dostarczenia korespondencji.
2. W przypadku zbiorowej korespondencji dla pkt. d i e, informacja o fakcie umieszczenia korespondencji w skrzynkach pocztowych, zostanie wywieszona na tablicach ogłoszeń lub bramach wejściowych.
§4
Korespondencja wymagająca potwierdzenia doręczenia
1. Zawiadomienia o Walnym Zgromadzeniu będą umieszczane przez Pracownika Spółdzielni bądź Gospodarza budynku w odbiorczej skrzynce pocztowej, a fakt ten potwierdzony będzie przez Niego własnoręcznym czytelnym podpisem na imiennej liście.
2. Wypowiedzenia stawek czynszowych umieszczane będą przez Pracownika Spółdzielni w odbiorczej skrzynce pocztowej, a fakt ten potwierdzony będzie przez Niego własnoręcznym czytelnym podpisem na imiennej liście. W przypadku deklaracji wysyłania na adres korespondencyjny, będą one wysyłane listem poleconym. Użytkownikom, którzy złożyli deklarację otrzymywania poczty na adres e-mail, zostanie wysyłany dokument podpisany elektronicznie.
3. Korespondencja w sprawach technicznych m.in. dotyczących przeprowadzania obowiązkowych przeglądów kominiarskich, gazowych, elektrycznych oraz usunięcia wad i usterek stwierdzonych w trakcie przeglądu będzie wysyłana listem poleconym. Użytkownikom, którzy złożyli deklarację otrzymywania poczty na adres e-mail, zostanie wysyłany dokument podpisany elektronicznie.
4. Pozostała korespondencja wymagająca potwierdzenia doręczenia, w tym m.in. pisma:
− w sprawach członkowskich,
− w sprawach windykacyjnych,
− w sprawach pracowniczych, dostarczana będzie listem poleconym.
5. Użytkownik lokalu, do którego kierowana jest korespondencja w sprawach windykacyjnych będących wezwaniem do zapłaty zaległości, jest zobowiązany do ponoszenia jej kosztu, który ustala Rada Nadzorcza w drodze uchwały.
§5
Korespondencja wysyłana na adres poza zasobami Spółdzielni
1. Użytkownicy lokali mieszkalnych, wyrażający wolę dostarczania korespondencji na adres poza zasobami Spółdzielni składają pisemne oświadczenie na druku ROZ_zał_koresp, stanowiącym załącznik do niniejszego regulaminu.
2. Złożenie druku ROZ_zał_koresp i zaznaczenie tylko pkt 4, o którym mowa w ust. 1 jest jednoznaczne z akceptacją dodatkowej opłaty za dostarczenie korespondencji.
3. W przypadku złożenia na druku ROZ_zał_koresp, oświadczenia chęci otrzymania korespondencji na adres poza zasobami Spółdzielni i w drodze e-mail opłata miesięczna nie będzie pobierana. Korespondencja określona w § 3 regulaminu będzie przesyłana na wskazany adres e-mail, a ta określona w § 4 zgodnie z jego zapisami.
4. Użytkownicy lokali mieszkalnych, którzy nie złożyli druku ROZ_zał_koresp, a faktura za lokal ma być wysyłana poza zasoby Spółdzielni, będą obciążani kosztami doręczenia korespondencji jak użytkownicy określeni w § 5 pkt. 1
5. Miesięczny koszt doręczenia korespondencji na wskazany adres ustala Rada Nadzorcza w drodze uchwały
§6
Korespondencja przychodząca do Spółdzielni
1. W Spółdzielni ustala się miejsca składania korespondencji:
- w Kancelarii Głównej Spółdzielni,
- w Rejonach Obsługi Nieruchomości,
- pocztą elektroniczną poprzez domenę: perspektywa.com.pl
2. Korespondencja przychodząca do Spółdzielni rejestrowana jest w systemie ZSI w module Registratura i ma nadawany numer oraz pieczęć z datą wpływu, przy czym korespondencja dostarczana na RON, ma datę przyjęcia w dniu jej wpływu na RON, korespondencja wpływająca pocztą e-mail ma datę wpływu zgodną z godzinami urzędowania Spółdzielni, w danym dniu.
3. Korespondencja jest rozpatrywana przez Zarząd, a następnie przekazywana wraz z dekretacją w systemie ZSI.
§7
Aplikacja e-BOK
1. Aplikacja e-BOK umożliwia Użytkownikowi lokalu zdalny dostęp do informacji o wymiarze opłat, saldach i dokonywanych wpłatach oraz innych informacji dotyczących lokalu. Informacja dotyczy zaległości bieżących i nie obejmuje zadłużenia w toku postępowania sądowego i odsetek.
2. Aplikacja e-BOK dostępna jest przez 24 godziny na dobę, przez 7 dni w tygodniu. Spółdzielnia zastrzega sobie możliwość dokonywania przerw w dostępie do aplikacji e-BOK w związku z koniecznością przeprowadzenia okresowej konserwacji.
3. Dostęp do aplikacji e-BOK mogą uzyskać jedynie osoby uprawnione, które:
- złożyły druk ROZ_zał_koresp,
- wystąpiły drogą e-mail podając imię nazwisko właściciela lokalu, adres lokalu i symbol lokalu.
4. Po rejestracji uprawniony użytkownik otrzymuje identyfikator i hasło do pierwszego zalogowania się w aplikacji e-BOK, które będzie wymagało zmiany.
5. Konto w aplikacji e-BOK zostanie aktywowane maksymalnie w ciągu 2 dni roboczych od rejestracji.
6. Spółdzielnia zobowiązana jest do usunięcia Użytkownika lokalu z listy użytkowników aplikacji e-BOK i zablokowanie dostępu do konta na jego żądanie złożone w formie pisemnej.
7. W razie zablokowania dostępu do aplikacji e-BOK lub utraty hasła należy zwrócić się osobiście do Spółdzielni lub e-mail bądź telefonicznie w celu wygenerowania nowego hasła.
8. Dostęp do usługi e-BOK aktywuje się dla Użytkownika lokalu, wobec czego osoby posiadające więcej niż jeden lokal w zasobach Spółdzielni, po zalogowaniu się będą miały dostęp do usługi w zakresie każdego posiadanego lokalu.
9. W przypadku gdy lokal posiada kilku współwłaścicieli, Spółdzielnia udostępni hasło do pierwszego logowania w e-BOK, na wniosek, każdemu ze współwłaścicieli oddzielnie.
10. Spółdzielnia ma prawo zablokować dostęp do konta w przypadku stwierdzenia korzystania z niego w sposób sprzeczny z niniejszym Regulaminem lub przepisami prawa.
§8
Usługa SMS
1. Dostęp do obsługi telefonicznej SMS mogą uzyskać jedynie Użytkownicy lokalu po złożeniu druku ROZ_zał_koresp.
2. Usługa SMS jest bezpłatna.
3. Poprzez usługę SMS rozumie się informowanie Użytkownika lokalu m.in. o: terminach odczytu wodomierzy, podzielników ciepła, przeglądów kominiarskich, gazowych, elektrycznych i inne.
§9
Obsługa e-mail
1. Spółdzielnia za pomocą poczty elektronicznej może wysyłać informacje dla Użytkowników lokali, z wykorzystaniem domeny "perspektywa.com.pl"
2. Użytkownik lokalu może otrzymywać informacje drogą e-mail po:
- złożeniu druku ROZ_zał_koresp,
- wystąpieniu drogą e-mail podając imię nazwisko właściciela lokalu, adres lokalu i symbol lokalu.
3. W przypadku odpowiedzi na pismo złożone drogą elektroniczną dokument jest podpisywany przez Zarząd, następnie skanowany i wysyłany:
- dla spraw dotyczących indywidualnych lokali na adres e-mail zgodnie z § 9 pkt. 2 lub na adres źródłowy e-mail, jeśli jest on podpisany imieniem, nazwiskiem, adresem i symbolem lokalu,
- dla pozostałych spraw na adres źródłowy e-mail, jeśli jest on podpisany imieniem, nazwiskiem i adresem.
§10
Korespondencja doręczana do pełnomocnika
Wszystkie zapisy niniejszego regulaminu dotyczą również doręczeń w przypadku, gdy użytkownik wyznaczył Pełnomocnika.
§11
1. Spółdzielnia nie ponosi odpowiedzialności za skutki wynikające z użycia identyfikatora oraz hasła przez osoby trzecie niezależnie od sposobu ich pozyskania, a także braku aktualizacji swoich danych tj. numer telefonu, adres e-mail oraz adresu do korespondencji przez Użytkownika lokalu. Zmiany należy dokonać w takim przypadku poprzez ponowne złożenie druku ROZ_zał_koresp lub w formie wiadomości z systemu e-BOK.
2. Aplikacja e-BOK, SMS, e-mail działa w oparciu o automatyczne generowanie informacji. W każdym przypadku stwierdzenia nieprawidłowości, co do prezentowanych danych należy bezzwłocznie skontaktować się z pracownikiem Spółdzielni osobiście, telefonicznie lub poprzez e-mail: mgsm@perspektywa.com.pl - podając symbol lokalu w celu wyjaśnienia nieprawidłowości.
§12
Niniejszy regulamin został zatwierdzony przez Radę Nadzorczą w dniu 22.08.2023 r. Uchwałą nr 70/2023.
Aktualizacja:
Początek strony
|