Regulamin dostarczania korespondencji w MGSM "Perspektywa" w Rudzie Śląskiej

§1

Regulamin określa zasady prowadzenia korespondencji w MGSM „Perspektywa” w Rudzie Śląskiej

§2

Użyte w regulaminie określenia oznaczają:
1) Spółdzielnia – Międzyzakładowa Górnicza Spółdzielnia Mieszkaniowa „Perspektywa” w Rudzie Śląskiej;
2) Użytkownik lokalu mieszkalnego – osoby fizyczne lub prawne, którym przysługuje tytuł prawny do lokalu mieszkalnego lub użytkujące lokal bez tytułu prawnego;
3) Użytkownik lokalu użytkowego – osoby fizyczne lub prawne, którym przysługuje tytuł prawny do lokalu użytkowego, garażu, gruntu, powierzchni reklamowej lub użytkujące bez tytułu prawnego;
4) Aplikacja e-BOK – elektroniczne Biuro Obsługi Klienta w Zintegrowanym Systemie Informatycznym UNISOFT,
5) ZSI - Zintegrowanym Systemie Informatycznym UNISOFT,
6) RON – Rejon Obsługi Nieruchomości,
7) Pracownik Spółdzielni – upoważniony przez Zarząd pracownik Spółdzielni,
8) Gospodarz budynku – upoważniony pracownik firmy sprzątającej, z którą Spółdzielnia zawarła umowę,
9) Druk ROZ_zał_koresp – druk o symbolu ROZ_zał_koresp - „Wnioski i oświadczenia” do pobrania na stronie internetowej Spółdzielni: www.perspektywa.com.pl w zakładce „druki do pobrania” oraz w formie papierowej w siedzibie Spółdzielni lub w RON.

§3

Korespondencja nie wymagająca potwierdzenia doręczenia

1. Korespondencja nie wymagająca potwierdzenia doręczenia, w tym w szczególności:
a) pisma dotyczące bieżących spraw,
b) informacje i komunikaty,
c) faktury,
d) zmiany wysokości zaliczek i opłat,
e) rozliczenia zaliczek i opłat; przesłana będzie na wskazany adres e-mail lub umieszczana przez Gospodarza budynku/Pracownika Spółdzielni w odbiorczej skrzynce pocztowej, a fakt ten potwierdzony będzie przez Niego własnoręcznym czytelnym podpisem na potwierdzeniu dostarczenia korespondencji.
2. W przypadku zbiorowej korespondencji dla pkt. d i e, informacja o fakcie umieszczenia korespondencji w skrzynkach pocztowych, zostanie wywieszona na tablicach ogłoszeń lub bramach wejściowych.

§4

Korespondencja wymagająca potwierdzenia doręczenia

1. Zawiadomienia o Walnym Zgromadzeniu będą umieszczane przez Pracownika Spółdzielni bądź Gospodarza budynku w odbiorczej skrzynce pocztowej, a fakt ten potwierdzony będzie przez Niego własnoręcznym czytelnym podpisem na imiennej liście.
2. Wypowiedzenia stawek czynszowych umieszczane będą przez Pracownika Spółdzielni w odbiorczej skrzynce pocztowej, a fakt ten potwierdzony będzie przez Niego własnoręcznym czytelnym podpisem na imiennej liście. W przypadku deklaracji wysyłania na adres korespondencyjny, będą one wysyłane listem poleconym. Użytkownikom, którzy złożyli deklarację otrzymywania poczty na adres e-mail, zostanie wysyłany dokument podpisany elektronicznie.
3. Korespondencja w sprawach technicznych m.in. dotyczących przeprowadzania obowiązkowych przeglądów kominiarskich, gazowych, elektrycznych oraz usunięcia wad i usterek stwierdzonych w trakcie przeglądu będzie wysyłana listem poleconym. Użytkownikom, którzy złożyli deklarację otrzymywania poczty na adres e-mail, zostanie wysyłany dokument podpisany elektronicznie.
4. Pozostała korespondencja wymagająca potwierdzenia doręczenia, w tym m.in. pisma:
− w sprawach członkowskich,
− w sprawach windykacyjnych,
− w sprawach pracowniczych, dostarczana będzie listem poleconym.

§5

Korespondencja wysyłana na adres poza zasobami Spółdzielni

1. Użytkownicy lokali mieszkalnych, wyrażający wolę dostarczania korespondencji na adres poza zasobami Spółdzielni składają pisemne oświadczenie na druku ROZ_zał_koresp, stanowiącym załącznik do niniejszego regulaminu.
2. Złożenie druku ROZ_zał_koresp i zaznaczenie tylko pkt 4, o którym mowa w ust. 1 jest jednoznaczne z akceptacją dodatkowej opłaty za dostarczenie korespondencji.
3. W przypadku złożenia na druku ROZ_zał_koresp, oświadczenia chęci otrzymania korespondencji na adres poza zasobami Spółdzielni i w drodze e-mail opłata miesięczna nie będzie pobierana. Korespondencja określona w § 3 regulaminu będzie przesyłana na wskazany adres e-mail, a ta określona w § 4 zgodnie z jego zapisami.
4. Użytkownicy lokali mieszkalnych, którzy nie złożyli druku ROZ_zał_koresp, a faktura za lokal ma być wysyłana poza zasoby Spółdzielni, będą obciążani kosztami doręczenia korespondencji jak użytkownicy określeni w § 5 pkt. 1
5. Miesięczny koszt doręczenia korespondencji na wskazany adres ustala Rada Nadzorcza w drodze uchwały

§6

Korespondencja przychodząca do Spółdzielni

1. W Spółdzielni ustala się miejsca składania korespondencji:
- w Kancelarii Głównej Spółdzielni,
- w Rejonach Obsługi Nieruchomości,
- pocztą elektroniczną poprzez domenę: perspektywa.com.pl
1. Korespondencja przychodząca do Spółdzielni rejestrowana jest w systemie ZSI w module Registratura i ma nadawany numer oraz pieczęć z datą wpływu, przy czym korespondencja dostarczana na RON, ma datę przyjęcia w dniu jej wpływu na RON, korespondencja wpływająca pocztą e-mail ma datę wpływu zgodną z godzinami urzędowania Spółdzielni, w danym dniu.
3. Korespondencja jest rozpatrywana przez Zarząd, a następnie przekazywana wraz z dekretacją w systemie ZSI.

§7

Aplikacja e-BOK

1. Aplikacja e-BOK umożliwia Użytkownikowi lokalu zdalny dostęp do informacji o wymiarze opłat, saldach i dokonywanych wpłatach oraz innych informacji dotyczących lokalu. Informacja dotyczy zaległości bieżących i nie obejmuje zadłużenia w toku postępowania sądowego i odsetek.
2. Aplikacja e-BOK dostępna jest przez 24 godziny na dobę, przez 7 dni w tygodniu. Spółdzielnia zastrzega sobie możliwość dokonywania przerw w dostępie do aplikacji e-BOK w związku z koniecznością przeprowadzenia okresowej konserwacji.
3. Dostęp do aplikacji e-BOK mogą uzyskać jedynie osoby uprawnione, które:
- złożyły druk ROZ_zał_koresp,
- wystąpiły drogą e-mail podając imię nazwisko właściciela lokalu, adres lokalu i symbol lokalu.
4. Po rejestracji uprawniony użytkownik otrzymuje identyfikator i hasło do pierwszego zalogowania się w aplikacji e-BOK, które będzie wymagało zmiany.
5. Konto w aplikacji e-BOK zostanie aktywowane maksymalnie w ciągu 2 dni roboczych od rejestracji.
6. Spółdzielnia zobowiązana jest do usunięcia Użytkownika lokalu z listy użytkowników aplikacji e-BOK i zablokowanie dostępu do konta na jego żądanie złożone w formie pisemnej.
7. W razie zablokowania dostępu do aplikacji e-BOK lub utraty hasła należy zwrócić się osobiście do Spółdzielni lub e-mail bądź telefonicznie w celu wygenerowania nowego hasła.
8. Dostęp do usługi e-BOK aktywuje się dla Użytkownika lokalu, wobec czego osoby posiadające więcej niż jeden lokal w zasobach Spółdzielni, po zalogowaniu się będą miały dostęp do usługi w zakresie każdego posiadanego lokalu.
9. W przypadku gdy lokal posiada kilku współwłaścicieli, Spółdzielnia udostępni hasło do pierwszego logowania w e-BOK, na wniosek, każdemu ze współwłaścicieli oddzielnie.
10. Spółdzielnia ma prawo zablokować dostęp do konta w przypadku stwierdzenia korzystania z niego w sposób sprzeczny z niniejszym Regulaminem lub przepisami prawa.

§8

Usługa SMS

1. Dostęp do obsługi telefonicznej SMS mogą uzyskać jedynie Użytkownicy lokalu po złożeniu druku ROZ_zał_koresp.
2. Usługa SMS jest bezpłatna.
3. Poprzez usługę SMS rozumie się informowanie Użytkownika lokalu m.in. o: terminach odczytu wodomierzy, podzielników ciepła, przeglądów kominiarskich, gazowych, elektrycznych i inne.

§9

Obsługa e-mail

1. Spółdzielnia za pomocą poczty elektronicznej może wysyłać informacje dla Użytkowników lokali, z wykorzystaniem domeny „perspektywa.com.pl”
2. Użytkownik lokalu może otrzymywać informacje drogą e-mail po:
- złożeniu druku ROZ_zał_koresp,
- wystąpieniu drogą e-mail podając imię nazwisko właściciela lokalu, adres lokalu i symbol lokalu.
3. W przypadku odpowiedzi na pismo złożone drogą elektroniczną dokument jest podpisywany przez Zarząd, następnie skanowany i wysyłany:
- dla spraw dotyczących indywidualnych lokali na adres e-mail zgodnie z § 9 pkt. 2 lub na adres źródłowy e-mail, jeśli jest on podpisany imieniem, nazwiskiem, adresem i symbolem lokalu,
- dla pozostałych spraw na adres źródłowy e-mail, jeśli jest on podpisany imieniem, nazwiskiem i adresem.

§10

Korespondencja doręczana do pełnomocnika

Wszystkie zapisy niniejszego regulaminu dotyczą również doręczeń w przypadku, gdy użytkownik wyznaczył Pełnomocnika.

§11

1. Spółdzielnia nie ponosi odpowiedzialności za skutki wynikające z użycia identyfikatora oraz hasła przez osoby trzecie niezależnie od sposobu ich pozyskania, a także braku aktualizacji swoich danych tj. numer telefonu, adres e-mail oraz adresu do korespondencji przez Użytkownika lokalu. Zmiany należy dokonać w takim przypadku poprzez ponowne złożenie druku ROZ_zał_koresp lub w formie wiadomości z systemu e-BOK.
2. Aplikacja e-BOK, SMS, e-mail działa w oparciu o automatyczne generowanie informacji. W każdym przypadku stwierdzenia nieprawidłowości, co do prezentowanych danych należy bezzwłocznie skontaktować się z pracownikiem Spółdzielni osobiście, telefonicznie lub poprzez e-mail: mgsm@perspektywa.com.pl - podając symbol lokalu w celu wyjaśnienia nieprawidłowości.

§12

Niniejszy regulamin został zatwierdzony przez Radę Nadzorczą w dniu 22.08.2023 r. Uchwałą nr 70/2023.
2. Postanowienia Regulaminu wchodzą w życie z dniem 01.09.2023r.
3. Jednocześnie traci moc Regulamin podjęty uchwałą Rady Nadzorczej nr 7/2019 z dnia 28.05.2019 r. z późniejszymi zmianami.

Aktualizacja: Początek strony